JAK PRZYGOTOWAĆ JAKOŚCIOWE WYDARZENIE ONLINE? 
CHECKLISTA DLA ORGANIZATORA I PRODUCENTA

Covid-19 zmusił rynek do intensywnego wykorzystywania w komunikacji video jako najlepszej dostępnej alternatywy do spotkań “face to face”. Videokonferencje, webinary, wirtualne targi, dni otwarte i spotkania networkingowe to codzienność profesjonalistów w wielu branżach. Wiele wskazuje na to, że sytuacja, w której duża część interakcji biznesowych przeniosła się do różnych form komunikacji video zostanie z nami na dłużej i stanie się naszą nową codziennością. Proces trwa.

Dlatego warto zastanowić się nad tym, w jaki sposób Ty, Twój zespół – czujecie się w nowych realiach? Jestem przekonany, że są one unikalną szansą. Można powiedzieć, że wszyscy znaleźliśmy w nowej grze, której reguły są dla wszystkich podobnie mgliste lub nieintuicyjne. W takich warunkach Ci, którzy zrozumieją je jako pierwsi i znajdą sposób na efektywne wykorzystanie video online w swoim biznesie, niewątpliwie zyskają przewagę konkurencyjną. 

Większość obecnych na rynku wirtualnych spotkań jest niskiej jakości i sprawia wrażenie amatorskich. Prawdopodobnym powodem jest przekonanie tworzących je osób, że taka forma spotkańjest złem koniecznym, które trzeba przetrwać, dopóki spotkania tradycyjne nie powrócą. Zapewne – sytuacja będzie się normalizować – ale nie oczekujmy, że “będzie jak kiedyś”. Dlatego zachęcam do działania – ten pociąg jeszcze nie odjechał, nadal jest szansa by usiąść w pierwszej klasie.

W jaki sposób okiełznać biznesową komunikację video? Przede wszystkim warto zacząć od uporządkowania podstawowych spraw:

1. Jaki jest cel Twojego wydarzenia video online?

Możliwości jest wiele, na przykład:

• wizerunkowy,
• pozyskanie leadów i przedstawienie im oferty,
• konwersja leadów na sprzedaż.

Każdy z powyższych celów wiąże się z doborem odpowiedniego narzędzia do przeprowadzenia wydarzenia oraz ustalenia konkretnych wskaźników, które chcemy zrealizować.

W przypadku celów wizerunkowych będzie interesowała nas bardziej frekwencja oraz zaangażowanie widzów przejawiane dalszym udostępnianianiem wydarzenia w trakcie jego trwania, komentarzami oraz reakcjami. Chcemy dotrzeć szeroko, niekoniecznie bardzo precyzyjnie. Naszym celem może być osiągnięcie konkretnej oglądalności (jak wysokiej? przez jaki % wydarzenia?) lub liczby zadanych pytań.

W podejściu nastawionym na leady liczą się inne aspekty. Zależy nam na tym, by widzowie wcześniej się zapisali i zostawili swoje dane kontaktowe. Oczywiście potrzebujemy narzędzia, którym ten proces obsłużymy. Interesuje nas zatem ilość i jakość leadów. Samo wydarzenie kierujemy tylko do zapisanych osób – niejako w podziękowaniu za ich dane. Sama frekwencja podczas wydarzenia jest ważna, ale nie kluczowa. Traktujemy ją raczej jako informację nt. skuteczności naszej komunikacji do zapisanych osób. Czy widz mógł łatwo dodać wydarzenie do swojego kalendarza? Czy przypomnieliśmy mu o wydarzeniu (co najmniej dzień wcześniej oraz kilka godzin przed rozpoczęciem). Dodatkowo pamiętajmy, że jeżeli chcemy przetwarzać pozostawione dane (mailing? telefony?) to powinniśmy uzyskać odpowiednie zgody.

W przypadku aktywnego sprzedawania podczas wydarzenia konieczne będzie wykorzystanie narzędzi znanych z TV shoppingu: odpowiednie prowadzenia narracji, stosowanie komunikatów call to action, ograniczenia czasowego oferty oraz łatwego przeprowadzenia transakcji online.

2. Występujący i ich role

W tym punkcie interesuje nas kto i w jakiej roli będzie na “wirtualnej scenie”. Możliwości są następujące:

 1 występujący:

• prelegent samodzielnie się wita, prowadzi prezentację, odpowiada na pytania z czatu, żegna się
• odpowiednik w offline: prezentacja na konferencji

2 występujących

• osoba 1: otwiera spotkanie, przedstawia prelegenta, moderuje pytania, zamyka spotkanie
• osoba 2: prowadzi prezentację, odpowiada na pytania prowadzącego oraz widzów
• odpowiednik w offline: rozmowa z gościem na konferencji lub prezentacja ważnego prelegenta podczas konferencji

więcej występujących:

• osoba 1: otwiera spotkanie, przedstawia prelegentów, moderuje rozmowę, moderuje pytania widzów, zamyka spotkanie
• pozostałe osoby: dyskutują z prowadzącym, między sobą, odpowiadają na pytania
• odpowiednik w offline: panel dyskusyjny podczas konferencji

3. Rozmiar wydarzenia.

Ilu widzów się spodziewamy? To bardzo ważna kwestia wpływająca na wiele kwestii: Czy planujemy wydarzenie kameralne – na kilka, kilkanaście osób? Czy może masowe na kilkadziesiąt do kilkuset? W zależności od odpowiedzi mamy do dyspozycji inne narzędzia i w różny sposób powinniśmy się do wydarzenia przygotować.

4. Język wydarzenia.

Jeżeli w planach mamy wydarzenie kierowane do społeczności międzynarodowej, ważne jest zapewnienie komfortu językowego prelegentom i uczestnikom. W tym celu należy rozważyć współpracę z firmą tłumaczeniową mającą doświadczenie w realizacji takich wydarzeń. W zależności od platformy, na której planujemy realizację wydarzenia możliwe jest tłumaczenie symultaniczne, konsekutywne lub poprzez wprowadzone w kadr napis

5. Interakcje z widzami.

Na tym etapie zastanawiamy się do jakiego stopnia chcemy pozwolić widzom na współtworzenie wydarzenia. Mamy generalnie trzy opcje:

• duża interakcja – pozwalamy na włączanie kamer i mikrofonów i uczestniczenie w dyskusji
• średnia interakcja – pozwalamy na zadawanie pytań w czacie i wybieramy te, na które chcemy odpowiedzieć
• brak interakcji – nie pozwalamy na komentowanie lub odnosimy się do komentarzy po wydarzeniu (zbieramy pytania, spisujemy odpowiedzi, wysyłamy zainteresowanym emailem)

Zdecydowanie rekomendujemy opcję “średnią” jako pozwalającą kontrolować przebieg i czas trwania wydarzenia przy zapewnieniu najlepszego doświadczenia dla widzów. W ten sposób wchodzimy w dialog, ale unikamy problemów technicznych związanych z włączaniem kamer i mikrofonów. W przypadku czatu warto wyznaczyć osobę z naszego zespołu, która będzie go moderowała – to zminimalizuje ryzyko czasami pojawiającego się trollingu lub hejtu w komentarzach.

6. Platforma.

Platformy można podzielić na kilka grup w zależności od funkcjonalności, jakich oczekujemy:

1. streamingowe – takie jak YouTube Live
1. dają najlepszą jakość obrazu i dźwięku
2. idealne do transmisji wykładów, wydarzeń i konferencji
3. interakcja z widzem ograniczona jest do czatu na żywo
4. stabilne nawet przy dużej liczbie widzów
2. videokonferencyjne – takie jak Google Meet, Zoom
1. dają relatywnie niższą jakość obrazu
2. pozwalają na rozmowę wielu osób z włączonymi kamerami i mikrofonami razem z udostępnianiem ekranu
3. nie nadają się do dużych wydarzeń
3. webinarowe – takie jak Livewebinar, Clickmeeting, Zoom Webinars
1. dają niższą jakość obrazu
2. pozwalają zarówno na jednostronną transmisję obrazu jak i dyskusję wielu osób
3. dodatkowo mają funkcjonalności takie jak głosowanie, quiz, wirtualna tablica
4. niestety przy dużych wydarzeniach – nie działają stabilnie

7. Jakość obrazu i dźwięku

Jeżeli wystarczy nam jakość “laptopowa” należy pamiętać o:

• ustawieniu kamerki laptopa na wysokości oczu
• ustawieniu się tak, by nasza twarz była równo oświetlona – najlepiej światłem dziennym (siadamy np. naprzeciw okna)
• używaniu słuchawek z mikrofonem

Jeżeli natomiast zależy nam na lepszej jakości powinniśmy użyć kamery wpiętej do komputera, dodatkowego oświetlenia oraz przynajmniej średniej jakości mikrofonu. Ważne jest także miejsce, czyli co widz zobaczy w tle. Jakościowe podejście jest naturalnie droższe od laptopowego, ale pozwala na wywołanie widzach pozytywnego zaskoczenia, efektu wow i wyróżnienia naszego wydarzenia na tle konkurencyjnych.

8. Wizuale (prezentacja, grafiki, filmy)

Powinniśmy przemyśleć co chcemy w trakcie wydarzenia naszym widzom pokazać i oczywiście przygotować te materiały wcześniej oraz wykonać próbę z ich prezentacją. Warto jednak pamiętać, że:

• najważniejszym powodem, dla którego widzowie uczestniczą w wydarzeniach online są osoby w nim występujące i ciekawe rzeczy, które te osoby powiedzą – slajdy pozwalają uporządkować przekazywaną wiedzę i dodają prezentującemu pewności siebie, ale nie powinny całkowicie go “przykryć” i zdominować przekazu – im mniej slajdów tym lepiej,
• treści na slajdach powinny być duże i wyraźne (widzowie rzadko oglądają w trybie pełnego ekranu, a jakość tansmisji obrazu bywa słaba, więc slajdy zalane tekstem będą po prostu nieczytelne),
• puszczanie filmów w trakcie prelekcji uważam za marnowanie czasu widza – filmy można wrzucić na YouTube i wysłać je mailem,
• jako wsparcie wizualne najlepiej sprawdzają się wyraźne grafiki – pokazywane na slajdach lub rysowane w trakcie prelekcji na tablicy.

Do kategorii wizuali zaliczamy także oprawę graficzną wydarzenia:

• planszę początkowę
• planszę końcowe
• planszę tła
• wizytówki / podpisy występujących osób

9. Przebieg wydarzenia

Scenariusz wydarzenia jest najważniejszym dokumentem i powinien powstać najpóźniej 2 tygodnie przed dniem emisji. Jest kluczowy dla wszystkich zaangażowanych w projekt, gdyż daje poczucie spokoju i kontroli nad wydarzeniem online, które nadal jest dla wielu czymś mało uchwytnym i mało zrozumiałym. Każdy element scenariusza powinien być przemyślany, przedyskutowany z zaangażowanym zespołem i wcześniej przećwiczony. Zaangażowany w wydarzenie online zespół to zazwyczaj kilka osób współpracujących zdalnie, dlatego improwizacja “na wizji” rzadko kończy się sukcesem. Najważniejsze kwestie to zazwyczaj:

• Kto jest prowadzącym wydarzenie? Kto powita widzów, zapowie gości, będzie moderował rozmowę?
• Jaka jest kolejność zdarzeń?
• Kiedy i w jaki sposób łączymy się z innymi zdalnymi prelegentami?
• Kiedy odpowiadamy na pytania widzów?
• W jaki sposób prelegenci i prowadzący powinni porozumiewać się w trakcie wydarzenia?

Jestem pewien, że wdrożenie tych kilku punktów spowoduje, że Twoje kolejne wydarzenie online będzie o kilka poziomów lepsze. W razie dodatkowych pytań zapraszam do kontaktu: gzieba@ikona.co